Karta szkolenia wstępnego a zaświadczenie o szkoleniu okresowym
Oba dokumenty potwierdzają szkolenie BHP, ale dotyczą różnych etapów i wyglądają inaczej. Karta szkolenia wstępnego dokumentuje instruktaż ogólny i instruktaż stanowiskowy przeprowadzone przed dopuszczeniem do pracy. Zaświadczenie wydaje organizator szkolenia okresowego po zdanym egzaminie. Wzory obu dokumentów są załącznikami do rozporządzenia.
| Dokument | Kiedy powstaje | Kto wystawia |
|---|---|---|
| Karta szkolenia wstępnego | przed dopuszczeniem do pracy, po instruktażu ogólnym i stanowiskowym | pracodawca, podpisują prowadzący i pracownik |
| Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego | po egzaminie przed komisją, który kończy szkolenie okresowe | organizator szkolenia: pracodawca albo jednostka szkoleniowa, której pracodawca zlecił szkolenie |
Co zawiera karta szkolenia wstępnego
Karta szkolenia wstępnego to jeden dokument na pracownika i stanowisko. Zawiera dane pracownika, nazwę stanowiska i komórki organizacyjnej, datę i podpis prowadzącego instruktaż ogólny, datę i podpis prowadzącego instruktaż stanowiskowy, wynik sprawdzianu oraz podpis pracownika. Przy zmianie stanowiska kolejny instruktaż stanowiskowy dokumentuje się w nowej karcie albo w odpowiedniej rubryce. Opis tej części znajdziesz na stronie szkolenie wstępne BHP. Wypełniony wzór do druku przygotujesz w generatorze karty szkolenia wstępnego BHP.
- Instruktaż ogólny: data, temat, podpis osoby prowadzącej.
- Instruktaż stanowiskowy: data, stanowisko, podpis prowadzącego.
- Sprawdzian wiedzy i umiejętności: wynik i decyzja o dopuszczeniu do pracy.
- Podpis pracownika potwierdzający odbycie szkolenia.
Co musi zawierać zaświadczenie o szkoleniu okresowym
Zaświadczenie wystawia się według wzoru z załącznika nr 3 do rozporządzenia. Organizator szkolenia wydaje je po egzaminie zdanym przed komisją, którą sam powołał (§ 16 ust. 2 i 3), i prowadzi rejestr wydanych zaświadczeń, dzięki czemu każdy dokument ma swój numer i da się go zweryfikować. Gdy szkolenie organizuje sam pracodawca, na przykład w formie samokształcenia kierowanego online, to on jest organizatorem i on wydaje zaświadczenie. Właśnie ten dokument pracownik przynosi do kolejnego pracodawcy.
- Nazwa organizatora szkolenia na górze dokumentu.
- Imię i nazwisko uczestnika oraz data urodzenia.
- Pełna nazwa szkolenia z rodzajem szkolenia i grupą stanowisk, której dotyczy.
- Forma szkolenia, na przykład kurs albo samokształcenie kierowane, i nazwa organizatora.
- Okres szkolenia (od dnia do dnia) i cel szkolenia.
- Podstawa wydania (§ 16 ust. 3 rozporządzenia), miejscowość i data wystawienia.
- Numer zaświadczenia według rejestru organizatora.
- Podpis osoby upoważnionej przez organizatora.
- Na drugiej stronie tematyka szkolenia z liczbą godzin zajęć.
Gdzie przechowywać zaświadczenie
Zarówno karta szkolenia wstępnego, jak i zaświadczenia o szkoleniach okresowych trafiają do akt osobowych pracownika, do części B, która obejmuje dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia. Zaświadczenie w postaci PDF można przechowywać w aktach prowadzonych elektronicznie, pod warunkiem że pracodawca prowadzi dokumentację pracowniczą w tej postaci zgodnie z przepisami o dokumentacji pracowniczej. W czasie kontroli inspektor pracy sięga właśnie do części B.
- Część B akt osobowych: karta szkolenia wstępnego i każde kolejne zaświadczenie.
- Kopia albo odpis dla pracownika, jeśli o nią prosi.
- Rejestr terminów w firmie, żeby wiedzieć, kiedy wypada następne szkolenie.
Zaświadczenie przyniesione z poprzedniej pracy
Nowy pracodawca może zwolnić pracownika z pierwszego szkolenia okresowego na podstawie aktualnego zaświadczenia z poprzedniej pracy, jeśli dotyczy tej samej grupy stanowisk albo jego program obejmuje zakres wymagany na nowym stanowisku (§ 15 ust. 5 rozporządzenia). Decyzja należy do nowego pracodawcy. Kopia zaświadczenia trafia do akt, a kolejny termin liczy się od daty ukończenia wpisanej w dokumencie. Karty szkolenia wstępnego z poprzedniej pracy nie przenosi się: instruktaż ogólny i stanowiskowy przeprowadza nowy pracodawca. Terminy dla konkretnej daty policzysz w kalkulatorze ważności szkolenia BHP, a zasady ważności opisujemy we wpisie szkolenie wstępne BHP ile ważne.
Najczęstsze braki w dokumentacji szkoleń
Przy kontroli najwięcej kłopotów sprawiają nie brakujące szkolenia, tylko dokumenty, których nie da się odnaleźć albo które nie spełniają wymogów wzoru. Brak zaświadczenia w aktach oznacza w praktyce brak dowodu na przeszkolenie, a za dopuszczenie do pracy bez wymaganego szkolenia art. 283 Kodeksu pracy przewiduje grzywnę od 1 000 do 30 000 zł.
- Zaświadczenie bez numeru albo bez nazwy organizatora.
- Zaświadczenie dotyczące innej grupy stanowisk niż obecne stanowisko pracownika.
- Karta szkolenia wstępnego bez podpisu prowadzącego instruktaż stanowiskowy.
- Dokument w skrzynce mailowej zamiast w aktach osobowych.