Umowa zlecenia a szkolenie BHP zleceniobiorcy, kiedy trzeba i kto płaci

Obowiązek szkoleń z art. 237³ Kodeksu pracy dotyczy pracowników, czyli osób na umowie o pracę. Zleceniobiorca nie jest pracownikiem, więc ten przepis go nie obejmuje. Obejmuje go natomiast art. 304 § 1: pracodawca ma zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy osobom fizycznym, które pracują u niego na innej podstawie niż stosunek pracy, oraz osobom prowadzącym działalność na własny rachunek, jeśli pracują w jego zakładzie albo w miejscu przez niego wyznaczonym.

Państwowa Inspekcja Pracy od lat stoi na stanowisku, że zakres tego obowiązku zależy od zagrożeń na stanowisku. Im większe ryzyko, tym trudniej wykazać bezpieczne warunki bez szkolenia. Inspektor po wypadku zapyta najpierw, czy poszkodowany wiedział, jak bezpiecznie pracować, a karta szkolenia jest najprostszym dowodem.

Przy umowie o pracę sprawa jest prosta: szkolenie odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Przy zleceniu przepis tego nie przesądza, więc koszt może ponieść każda ze stron, zależnie od tego, co zapiszecie w umowie. W praktyce płaci niemal zawsze zleceniodawca, z trzech powodów:

• to on odpowiada za warunki pracy u siebie i to jego obciąża wypadek osoby bez szkolenia,
• student na weekendy czy osoba na sezon nie kupi kursu na własną rękę przed pierwszą zmianą,
• przerzucenie kosztu na zleceniobiorcę kończy się tym, że szkolenia po prostu nie ma.

Czas szkolenia przy zleceniu możesz rozliczyć tak, jak ustalicie. Najprościej wpisać, że instruktaż jest częścią zlecenia i płatny według tej samej stawki godzinowej. Pamiętaj, że od 2017 roku zleceniobiorcy przysługuje minimalna stawka godzinowa, a w 2026 roku wynosi ona 31,40 zł brutto.

Umowa jest najlepszym miejscem, żeby rozstrzygnąć wszystko, czego nie rozstrzyga Kodeks pracy. Wystarczy krótki paragraf, który mówi:

• że zleceniobiorca przed rozpoczęciem pracy przejdzie instruktaż ogólny i stanowiskowy, a przy dłuższej współpracy także szkolenie okresowe,
• kto ponosi koszt szkolenia i czy czas szkolenia jest płatny,
• że zleceniobiorca zapozna się z oceną ryzyka i instrukcjami obsługi urządzeń, których używa,
• czy wymagane są badania lekarskie, a przy pracy z żywnością orzeczenie do celów sanitarno-epidemiologicznych, które wynika z ustawy i dotyczy każdej osoby niezależnie od rodzaju umowy,
• jakie są skutki, jeśli zleceniobiorca szkolenia nie przejdzie, na przykład niedopuszczenie do pracy.

Taki zapis chroni obie strony. Zleceniobiorca wie, czego się od niego oczekuje, a Ty masz podstawę, żeby nie wpuścić na zmianę osoby bez szkolenia.

Problem szkoleń na zleceniu dotyczy głównie firm, w których co tydzień ktoś zaczyna pracę:

• sklepy i sieci handlowe, które biorą studentów na weekendy i dodatkową obsadę przed świętami, o czym piszemy na stronie szkolenie BHP dla sprzedawcy,
• restauracje, kawiarnie i catering, gdzie kelner na zleceniu stoi przy tym samym gorącym piecu co kucharz na etacie, jak opisujemy na stronie szkolenie BHP w gastronomii,
• firmy sprzątające, które na każdy nowy obiekt przyjmują kilka osób naraz, szczegóły na stronie szkolenie BHP dla firm sprzątających,
• magazyny i centra dystrybucyjne w sezonie, szczególnie przy pracy z wózkami i na wysokości.

Osobny przypadek to obsługa z zewnątrz. Gdy na wesele czy bankiet bierzesz kelnerki na wesele i bankiet z firmy, która je zatrudnia, to ona odpowiada za ich szkolenia, a Ty za warunki na sali i krótkie zapoznanie z zasadami obiektu: drogi ewakuacyjne, gaśnice, zaplecze kuchni.

Instruktaż ogólny online kosztuje na rynku zwykle od 45 do 80 zł za osobę, a szkolenie wstępne na sali często ma stałą cenę za grupę, około 1 200 zł do 10 osób. Przy stałym zespole to niewielki wydatek. Przy rotacji rachunek rośnie szybko:

Kawiarnia, 8 osób, w tym 4 na zleceniu

Cztery nowe osoby na zleceniu w ciągu roku to przy kursie po 60 zł około 240 zł rocznie, plus szkolenia okresowe etatowych i ppoż. całego zespołu. Pojedyncze kursy wychodzą tu taniej niż abonament, jeśli nikt nie odchodzi.

Sklep z 15 osobami, co miesiąc ktoś nowy

Dwanaście nowych osób rocznie po 60 zł to 720 zł na same instruktaże ogólne, a do tego szkolenie ppoż. każdej z nich, zaświadczenia w mailach i pilnowanie, kto już przeszedł instruktaż stanowiskowy. Abonament Przeszkoleni za 199 zł netto miesięcznie + 23% VAT (99 zł przy płatności rocznej) obejmuje wszystkie nowe osoby bez dopłat, razem z BHP, ppoż. i RODO całego zespołu.

Firma sprzątająca, 40 osób i nowy obiekt co kwartał

Przy kilkudziesięciu nowych osobach rocznie pojedyncze kursy kosztują kilka tysięcy złotych. Plan Firma za 399 zł netto miesięcznie + 23% VAT do 60 osób mieści całą rotację i dodaje rejestr orzeczeń oraz przypomnienia dla kierowników działów.

Pełne zestawienie cen szkoleń wstępnych i okresowych dla każdej grupy stanowisk znajdziesz w tekście ile kosztuje szkolenie BHP pracownika.

Najczęstszy problem nie jest prawny, tylko organizacyjny. Osoba na zleceniu podpisuje umowę w piątek, a w sobotę jest już na zmianie. Nie ma kiedy zebrać grupy ani wezwać trenera. W Przeszkoleni wygląda to tak:

• dodajesz osobę do rejestru z rodzajem umowy i stanowiskiem, tak samo jak pracownika etatowego,
• osoba dostaje link i przechodzi instruktaż ogólny online z telefonu, z testem, a osoba wyznaczona przez Ciebie do prowadzenia instruktażu (§ 10 ust. 2 rozporządzenia) odpowiada na jej pytania,
• kierownik zmiany po pierwszym dniu odhacza instruktaż stanowiskowy z datą,
• rejestr przypomina o szkoleniu okresowym, jeśli współpraca trwa dłużej, i o orzeczeniu, gdy się kończy.

Karta szkolenia wstępnego, w której osoba potwierdza odbycie instruktażu, i zaświadczenia leżą w jednym miejscu, więc przy kontroli albo po wypadku nie szukasz ich w mailach. Więcej o tym, jak działa rejestr, piszemy na stronie program do ewidencji szkoleń BHP, a zakres instruktażu opisujemy na stronie szkolenie wstępne BHP online.

Czy przy umowie zlecenie trzeba przejść szkolenie BHP?

Kodeks pracy nie wymaga tego wprost, bo przepisy o szkoleniach dotyczą pracowników. Art. 304 § 1 każe jednak zapewnić zleceniobiorcy bezpieczne warunki pracy w zakładzie. Przy pracy obok pracowników etatowych albo z zagrożeniami szkolenie wstępne jest w praktyce konieczne, bo bez niego trudno wykazać bezpieczne warunki po wypadku.

Kto płaci za szkolenie BHP zleceniobiorcy?

Przepisy tego nie przesądzają, więc decyduje umowa. W praktyce płaci zleceniodawca, bo to on odpowiada za warunki pracy u siebie i to jego obciąża wypadek osoby bez szkolenia. Czas szkolenia warto wpisać do umowy jako część zlecenia płatną według stawki godzinowej.

Czy zleceniobiorca musi mieć szkolenie okresowe BHP?

Nie z mocy Kodeksu pracy, ale przy dłuższej współpracy na stanowisku z zagrożeniami warto je przeprowadzić według tego samego cyklu co u pracowników na tym stanowisku: nie rzadziej niż co 3 lata na stanowiskach robotniczych (w formie instruktażu na miejscu), co 5 lub 6 lat na pozostałych. Najprościej wpisać to do umowy.

Czy zleceniobiorca musi mieć badania lekarskie?

Kodeks pracy nie wymaga badań wstępnych zleceniobiorcy, ale strony mogą je wpisać do umowy. Wyjątkiem jest praca z żywnością, przy której orzeczenie do celów sanitarno-epidemiologicznych wynika z ustawy o zapobieganiu zakażeniom i dotyczy każdej osoby, niezależnie od umowy.

Czy szkolenie BHP zleceniobiorcy można zrobić online?

Tak, instruktaż ogólny zleceniobiorca może przejść online z testem, tak samo jak pracownik. Prowadzi go osoba wyznaczona przez zleceniodawcę, dostępna dla pytań, a odbycie potwierdza się w karcie szkolenia wstępnego. Instruktaż stanowiskowy prowadzi się na miejscu, bo polega na pokazaniu pracy na konkretnym stanowisku.

Załóż konto, dodaj zespół razem z osobami na zleceniu i wyślij link do instruktażu ogólnego. Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie + 23% VAT dla firmy do 15 osób, z BHP, ppoż., RODO i rejestrem terminów w cenie.