Kiedy rejestr szkoleń BHP w Excelu wystarcza
Arkusz jest dobrym wyborem w firmie, która spełnia wszystkie cztery warunki naraz:
- pracuje w niej do kilkunastu osób, a rotacja to jedna, dwie osoby w roku,
- stanowiska są podobne, więc cykl szkoleń okresowych jest taki sam dla wszystkich,
- plik prowadzi jedna osoba, która pamięta, żeby go otwierać przed terminem,
- szkolenia przeprowadza jeden wykonawca, który sam przysyła zaświadczenia.
Wtedy kolumny z imieniem, stanowiskiem, datą szkolenia wstępnego, datą okresowego i formułą dodającą 3, 5 albo 6 lat wystarczą. Nie ma sensu płacić za abonament, jeśli jedynym kosztem błędu byłby spóźniony kurs jednej osoby. Dla firmy jednoosobowej albo z jednym pracownikiem policzyliśmy to osobno w tekście o szkoleniach BHP w firmach jednoosobowych.
Pięć miejsc, w których rejestr szkoleń w arkuszu przestaje działać
| Sytuacja | Co dzieje się w arkuszu | Co robi program |
|---|---|---|
| Zmiana stanowiska albo awans | cykl w formule zostaje stary, termin wygląda na odległy | grupa przypisana do stanowiska, termin liczy się od nowa |
| Nowa osoba od poniedziałku | czekasz na termin kursu, wpis dopisujesz z pamięci | link do instruktażu ogólnego w dniu umowy, wpis powstaje sam |
| Kilka lokalizacji i kierowników | kilka kopii pliku, żadna nie jest aktualna | jeden rejestr, widok kierownika tylko dla jego ludzi |
| Przypomnienia | zależą od tego, kto otworzy plik | maile 60, 30 i 7 dni przed terminem |
| Kontrola PIP albo audyt klienta | szukanie zaświadczeń w mailach i segregatorach | raport z listą osób, datami i dokumentami |
Najgroźniejszy jest drugi wiersz z góry: arkusz nie ma jak przypilnować, że nowa osoba przeszła instruktaż ogólny przed pierwszym dniem pracy. Dokument z datą wpisaną po fakcie nie obroni się przy kontroli. Zasady szkolenia wstępnego opisujemy na stronie szkolenie wstępne BHP.
Ile kosztuje błąd w rejestrze szkoleń BHP
Za dopuszczenie do pracy osoby bez wymaganego szkolenia art. 283 Kodeksu pracy przewiduje grzywnę od 1 000 do 30 000 zł. Inspektor PIP wystawia ją za konkretną osobę i konkretny brak, więc jedno przeoczone szkolenie okresowe nie jest drobiazgiem. Kolejny koszt to czas: kadrowa, która raz w roku przegląda arkusz i zaświadczenia, traci kilka godzin na samo ustalenie, kto jest po terminie.
Policz to dla swojej firmy. Jeśli prowadzisz 40 osób i zmieniasz stanowiska kilka razy w roku, godzina pracy kadrowej na miesiąc kosztuje więcej niż abonament do 60 osób za 399 PLN netto miesięcznie + 23% VAT. Przy 15 osobach abonament kosztuje 199 PLN netto + 23% VAT. Pełne porównanie z kursami za osobę znajdziesz w tekście ile kosztuje szkolenie BHP.
Co powinien umieć program do rejestru szkoleń BHP przed zakupem
Nie każdy program jest lepszy od dobrego arkusza. Zanim zapłacisz, sprawdź sześć rzeczy:
1. Czy cykl wynika z grupy stanowiska i można go zmienić jednym ruchem dla całej grupy, a nie wpisywać ręcznie dla każdego.
2. Czy zaświadczenie jest przechowywane razem z wpisem, a pracownik ma własny dostęp do swoich dokumentów.
3. Czy przypomnienia idą do właściwych osób, na przykład do kierownika działu, a nie tylko do administratora.
4. Czy jest raport na kontrolę, który da się pobrać jako plik, i czy zawiera daty szkoleń wstępnych, nie tylko okresowych.
5. Czy po odejściu pracownika jego wpisy zostają w archiwum, bo dokumentację szkoleń trzeba przechowywać zgodnie z przepisami o aktach osobowych.
6. Czy import z Excela jest prosty, żeby nie wpisywać załogi od nowa.
Przy odejściu pracownika rejestr szkoleń to tylko jedna pozycja na liście. Pozostałe elementy, na przykład świadectwo pracy i rozliczenie urlopu, opisuje procedura zwolnienia pracownika zgodna z Kodeksem pracy, a w rejestrze zamykasz po prostu jego konto i zostawiasz zapis w archiwum.
Jak przenieść rejestr z Excela do programu bez straty historii
Przejście zajmuje jedno popołudnie, jeśli arkusz ma porządny układ. Wystarczy plik z imieniem, nazwiskiem, stanowiskiem, datą ostatniego szkolenia wstępnego i okresowego oraz rodzajem umowy. Import z CSV albo XLSX wczytuje taki plik, a program przypisuje grupy i liczy terminy. Zaświadczenia ze starych szkoleń wgrywasz do kart osób w miarę potrzeby, nie wszystkie naraz. Jak wygląda sama ewidencja, pokazujemy na stronie program do ewidencji szkoleń BHP, a przykładowe terminy własnej załogi sprawdzisz w kalkulatorze ważności szkolenia.
Najwięcej zyskują zakłady z brygadami i zmianami, gdzie przełożony widzi tylko swoich ludzi. Dla takich firm opisaliśmy przykład na stronie szkolenie BHP dla brygadzisty.
Pytania o rejestr szkoleń BHP w Excelu i w programie
Czy rejestr szkoleń BHP można prowadzić w Excelu?
Tak. Przepisy nie wymagają konkretnego programu, tylko udokumentowania szkoleń i przechowywania zaświadczeń oraz kart szkolenia w aktach osobowych. Arkusz wystarcza w małej firmie. Przy większej załodze i rotacji ryzyko pomyłki w terminach rośnie.
Od ilu pracowników opłaca się program do ewidencji szkoleń?
Zwykle od kilkunastu osób, a na pewno wtedy, gdy zmieniają się stanowiska, pracują zmiany albo kilku kierowników prowadzi swoje działy. Przy 40 osobach godzina pracy kadrowej na miesiąc przewyższa koszt abonamentu.
Co powinien zawierać rejestr szkoleń BHP?
Imię i nazwisko, stanowisko, grupę stanowiska, datę szkolenia wstępnego z instruktażem ogólnym i stanowiskowym, datę szkolenia okresowego i termin następnego, rodzaj szkolenia oraz powiązany dokument. Dobrze dodać też szkolenia ppoż. i badania lekarskie.
Jak długo przechowywać zaświadczenia ze szkoleń BHP?
Kartę szkolenia wstępnego i zaświadczenia o szkoleniu okresowym przechowuje się w aktach osobowych pracownika. Okres przechowywania akt wynika z przepisów o dokumentacji pracowniczej i zależy od daty zatrudnienia, dlatego rejestr nie powinien kasować wpisów po odejściu pracownika.
Czy program do rejestru szkoleń zastąpi firmę BHP?
Nie. Firma BHP przygotuje ocenę ryzyka zawodowego, przeprowadzi instruktaż stanowiskowy i szkolenia dla stanowisk robotniczych. Program pilnuje terminów, prowadzi szkolenia online dla stanowisk, w których przepisy to dopuszczają, i trzyma dokumenty.
Ile kosztuje program do ewidencji szkoleń BHP?
W Przeszkoleni zespół do 15 osób płaci 199 PLN netto miesięcznie + 23% VAT, a do 60 osób 399 PLN netto + 23% VAT, ze szkoleniami BHP, ppoż. i RODO w cenie.